Las organizaciones sin fines de lucro están experimentando una mayor presión,  supervisión  y  demanda de transparencia de todos los lados.

Si el objetivo es la vigilancia de los procesos,  la obtención de financiación, o la rendición de cuentas, es fundamental que las organizaciones sin fines de lucro lleven una ventaja en el uso de herramientas tecnológicas que mejoren su eficiencia, reduzcan sus costos y aumenten su visibilidad.

Mejoras significativas en la adopción de la computación en la nube han abierto la puerta para que las organizaciones no lucrativas se beneficien enormemente de las últimas innovaciones en tecnología.

Al mismo tiempo, muchas organizaciones no lucrativas tienen preguntas y preocupaciones acerca de la computación en nube.

Este documento analiza los principales beneficios y las preocupaciones alrededor de la nube, examina su estado actual, y ayuda a las organizaciones no lucrativas a entender por qué la computación en la nube ofrece una gran oportunidad con un riesgo limitado.

 

LA PROMESA DE LA COMPUTACIÓN EN LA NUBE

 

Según la más reciente encuesta sobre la tecnología en las organizaciones sin fines de lucro[1], más del 90% de los encuestados está utilizando algún tipo de software basado en la nube.

Una vez que una organización esté utilizando con éxito una herramienta en la nube, es probable que utilice más de ellas. De hecho, de las organizaciones que hicieron parte del informe, el 80% estaban usando más de una herramienta basada en la nube para fines poco complejos como el correo electrónico, gestión de proyectos y videoconferencias.

Si bien este porcentaje señala un avance significativo, todavía hay preguntas e incertidumbre sobre trasladar las tareas más complejas  (por ejemplo contabilidad y gestión financiera) a la nube, las cuales abordamos en este documento desde la perspectiva de las organizaciones sin fines de lucro. Cuando se les preguntó por qué estaban usando soluciones en la nube, las organizaciones no lucrativas encuestadas mencionaron principalmente movilidad y costo.

 

 

MOVILIDAD Y ACCESO REMOTO

La movilidad y el acceso remoto son especialmente importantes para las organizaciones no lucrativas. Si los gerentes trabajan fuera de la oficina, los colaboradores trabajan de forma remota, y los miembros de la junta van por el mismo camino, la movilidad y el acceso remoto son un requisito clave para la eficiencia y la productividad.

Compartir datos y acceso a Internet 24/7 mejora en gran medida la eficiencia de una organización y proporciona una percepción de la gestión y de la ejecución en tiempo real. Con la movilidad otorgada por la computación en la nube, las partes interesadas internas o externas a la organización, ganan acceso completo a indicadores, aprobaciones e informes financieros independientemente de su localización.

 

BAJO COSTO

La segunda ventaja de la adopción de computación en la nube para las organizaciones no lucrativas es la reducción de los costos de la tecnología informática. Con la nube, las organizaciones pueden reducir drásticamente el costo total de propiedad (TCO) mediante la eliminación de los costos de hardware y la disminución de los costos de TI.

La nube elimina también la carga de la instalación, el mantenimiento y de las actualizaciones de software, lo que reduce la dependencia de los escasos recursos para TI, liberando tiempo a los empleados que podrán centrarse en la misión de la organización. Con la computación en la nube, las organizaciones no lucrativas pueden además reducir los riesgos de la tecnología de clase empresarial, y obtienen el beneficio de las copias de seguridad, y de la recuperación de daños a un costo mucho más bajo.

 

PREOCUPACIONES EN TORNO A LA COMPUTACIÓN EN NUBE

Es fácil ver por qué las anteriores características son un impulso para dar el paso hacia la nube, pero ¿cuáles son los aspectos críticos de la computación en la nube?

La encuesta NTEN reveló que el 59% de los encuestados citaron la seguridad, la privacidad, el control y el acceso como las principales preocupaciones. Echemos un vistazo a estos aspectos claves y examinemos cómo los últimos avances en tecnología de computación en la nube han abordado esas preocupaciones.

 

PRIVACIDAD Y SEGURIDAD

Por los exigentes estándares de privacidad y la necesidad de proteger la información sensible de los benefactores, la privacidad y la seguridad deben estar en la parte superior de la lista de necesidades tecnológicas.

Muchas organizaciones no lucrativas creen que los sistemas de correo locales ofrecen más privacidad y seguridad, ya que el hardware se encuentra físicamente en la organización. Sin embargo, seguridad informática y seguridad de los datos no son ciertamente la prioridad y la mayor fortaleza de las organizaciones no lucrativas. De hecho, mediante la utilización de la inversión que han hecho los principales proveedores de la nube, acumulando una gran colección de desarrollos y experiencias en seguridad de datos en el mundo, las organizaciones sin fines de lucro pueden beneficiarse de niveles de privacidad y seguridad que superan lo que sus propias herramientas pueden ofrecer.

A diferencia de las soluciones de correo locales que pueden estar ubicadas en un armario o en una parte no garantizada de un local, y gestionadas por unos pocos recursos, los proveedores de la nube pueden escalar hasta alcanzar millones de usuarios a través de unos pocos proveedores, creando un entorno más seguro para los servidores mediante la incorporación de normas y controles de acceso físico más modernos. Todo esto deriva en que las organizaciones tengan a su disposición un nivel de seguridad no se puede igualar individualmente.

 

CONTROL DE DATOS Y ACCESO

Las preocupaciones específicas de las organizaciones sin fines de lucro sobre el control de los datos y el acceso, incluyen el miedo a las interrupciones del servicio, el mantenimiento de la propiedad de sus datos, y la garantía de que no se pierdan datos en desastres o emergencias.

El Huracán Sandy enseñó la realidad a las organizaciones que sentían que sus datos y sistemas estaban seguros en equipos locales. Estas, tratando de restaurar los datos desde memorias USB y ordenadores personales, se dieron cuenta de cómo el respaldo de sus datos no estaba garantizado.

Con el fin de prepararse adecuadamente, las organizaciones sin fines de lucro necesitan enfocarse claramente en cómo evalúan las aplicaciones en la nube. Las organizaciones tienen que:

·          Verificar el nivel de rendimiento histórico del posible proveedor.

·          Asegúrese de que reciben información 24/7/365 y en tiempo real sobre el desempeño de la aplicación.

·          Contar con rendimiento garantizado del 99,8% o superior.

Aunque las organizaciones no lucrativas pueden no estar gestionando directamente los servidores, estas conservan la responsabilidad sobre sus datos. Al evaluar los proveedores de soluciones en la nube, las organizaciones deben considerar un servicio de auditoría o certificación en prácticas de seguridad, copias de seguridad y mantenimiento, y hacer una revisión de estos aspectos con regularidad.

 

Las organizaciones sin fines de lucro también deben asegurarse de que todavía son dueños de su información y pueden tomarla desde la nube cuando lo requieran. La debida diligencia en el proceso de selección es fundamental para mantener el control de datos que las organizaciones no lucrativas desean. Por lo general, muchas organizaciones encuentran más beneficios de las ofertas basadas en la nube cuando las comparan con sus herramientas internas.

Los proveedores más destacados deben garantizar:

• En caso de grandes catástrofes, que las aplicaciones estén respaldadas y en funcionamiento dentro de un plazo estipulado.

• Que las copias seguridad regulares y las copias de seguridad en tiempo real, vayan a un centro remoto de recuperación de desastres.

• Que cuentan con una auditoria de procesos SSAE 16 SOC1 tipo II, y  certificación PCI DSS.

• El monitoreo constante del rendimiento de las aplicaciones y la capacidad de respuesta desde diferentes lugares del mundo.

• El seguimiento y la gestión de las operaciones del sistema 24/7/365.

 

CONCLUSIÓN

Con un mayor énfasis en el cumplimiento y en la consecución de la financiación, para las organizaciones no lucrativas es más importante que nunca tomar ventaja de las tecnologías adecuadas que puedan apoyar su labor. Las organizaciones deben:

·         Comparar  y documentar estándares, garantías y niveles de rendimiento para asegurar que los posibles proveedores sean realmente los mejores en su clase.

·         Solicitar referencias de usuarios sin fines de lucro para obtener una visión real de los proveedores de servicios, productos y soporte.

También es importante que las organizaciones sin fines de lucro aumenten su eficiencia, transparencia y capacidad de financiación, mientras son exitosas en el cumplimiento de su misión. La computación en la nube es una buena manera de conseguirlo rápidamente. La nube tiene sentido para las organizaciones no lucrativas. ¡No se quede atrás!